災害VCだけじゃない！
美濃加茂市社会福祉協議会の活用方法

概要

10年前、年間6,500件におよぶボランティアポイントの管理・調整を1名の担当者が紙とFAXで行っており、属人化してブラックボックス化していた課題を解消するためにkintoneを導入。

今では23ユーザーで300以上のアプリを開発・運用し、日常生活自立支援から生活困窮、地域福祉、貸出管理、特別会計まで、社協業務のほぼすべてをkintone上で完結させています。

発表の重要トピック

• 高齢・PC不慣れな職員も迷わない「ポータル画面設計」
  
  kintoneを開いて最初に出るポータル画面を、無料のイラスト素材（イラストAC）を活用した親しみやすいタイルアイコンで直感的に視覚化。さらに、アプリが増えても探しにくくならないよう、窓口（部署）別の「タブ切り替え」を設定し、情報過多を防いで最短ルートでアプリに到達できる工夫をしています。
• 地域特性に対応した「コロナ禍の特例貸付」での行政連携外国籍住民が人口の11.3%を占める美濃加茂市において、特例貸付の申請者の8〜9割が外国人でした。窓口の混雑パニックを防ぐため、行政の通訳部門のアカウントをkintoneで共有・連携。通訳担当者がkintoneに直接聞き取り内容を入力し、社協がそれを受けて処理する仕組みで、怒涛の申請現場を乗り切りました。
• 車検忘れやダブルブッキングを防ぐ「リマインダー・カレンダー」福祉車両や車椅子の貸出状況をカレンダー機能で一元管理。また、kintoneの標準機能である「リマインダー通知」を使い、車両車検日の2ヶ月前に自動で担当部署にメール通知が飛ぶように設定し、人為的エラーを未然に防止しています。
• デリケートな個人情報を守る「アクセス権限の細分化」相談業務など極めて秘匿性の高い個人情報を扱うため、1人ひとりのアカウントにアプリ・フィールド単位で閲覧・削除などの細かい制限を設定（例：給付金の入力はできるが、削除ボタンは非表示にするなど）。関係のない職員には「権限がありません」と表示される安全な情報セキュリティを構築しています。
• 基本機能を徹底活用した「極限の低コスト設計」年間のkintone使用料（23ユーザー分）約30万円に加え、利用しているプラグインはA社の年額7,500円と、B社の年額7,900円のみ。固定費（サブスクリプション）を徹底的に抑え、kintoneの基本機能（プロセス管理、通知、アクセス権など）を使い倒すことが長期運用のコツです。

Q&Aおよび補足