kintone（キントーン）は、全員が同じ情報を見られるわけではありません。
ユーザーごと、部署ごと、役職ごとに閲覧や編集の権限を設定できるため、必要な人だけに情報を見せることができます。例えば、人事情報は人事担当者だけ、給与情報は管理職だけ、問い合わせ情報は担当部署だけが見られるように設定できます。
「全員に見えてしまうのは不安」「個人情報や機密情報を安全に管理したい」という企業にとって、kintoneのアクセス権機能は大きなメリットがあります。
kintone（キントーン）のアクセス権機能とは？
kintoneには、ユーザーごと、部署ごと、グループごとにアクセス権を設定できる機能があります。
例えば、ある人には閲覧だけ許可し、別の人には編集や削除まで許可することができます。そのため、必要な人だけに必要な情報を見せる運用がしやすくなります。
また、kintoneのアクセス権の設定は、アプリ単位だけでなく、フィールド単位やレコード単位でも設定できます。アプリ全体を見られる人を限定することもできますし、一部の項目だけ非表示にすることもできます。
例えば、顧客管理アプリの中で、住所や電話番号は全員が見られるようにしつつ、売上情報や担当者メモだけは管理職しか見られないように設定することも可能です。さらに、申請者本人が作成したレコードだけ見られるようにしたり、担当者だけ編集できるようにしたりすることもできます。
このように、kintoneのアクセス権機能を使えば、社内の情報管理を細かく行いやすくなります。
kintoneのアクセス権の3つの設定方法
kintoneのアクセス権は、設定の単位によって3種類に分けられます。それぞれの違いを見ていきましょう。
設定方法1：アプリ単位のアクセス権でできること
アプリ単位のアクセス権では、アプリ全体を誰が使えるかを設定できます。例えば、人事関連のアプリは人事担当者だけ、経理関連のアプリは経理担当者だけが利用できるように設定できます。
また、アプリを利用できる人の中でも、操作できる範囲を分けることができます。閲覧だけを許可する、レコードの追加を許可する、編集を許可する、削除を許可する、といった設定が可能です。
例えば、問い合わせ管理アプリで、一般社員は閲覧のみ、担当部署は編集可能、管理者は削除まで可能にするといった使い分けができます。アプリ単位のアクセス権は、「そもそもこのアプリを誰に使わせるか」を決めるための基本的な設定です。
設定方法2：レコード単位のアクセス権でできること
レコード単位のアクセス権では、アプリ内に登録されたデータごとに、見られる人や編集できる人を分けられます。例えば、申請管理アプリで「自分が申請した内容だけ見られるようにする」といった設定ができます。
営業管理アプリであれば、「自分が担当している顧客だけを見られるようにする」「所属部署の案件だけを編集できるようにする」といった運用も考えられます。
拠点が複数ある企業では、名古屋支店の担当者は名古屋支店のレコードだけ、大阪支店の担当者は大阪支店のレコードだけを確認できるようにすることもできます。このように、レコード単位のアクセス権は、同じアプリを使いながら、ユーザーごとに見えるデータを分けたい場合に役立ちます。
設定方法3：フィールド単位のアクセス権でできること
フィールド単位のアクセス権では、アプリ内の特定の項目だけを見せない、または編集させない設定ができます。例えば、社員名簿アプリで、氏名や部署は社内で共有しつつ、住所や緊急連絡先は人事担当者だけが見られるようにすることができます。
顧客管理アプリであれば、顧客名や連絡先は営業部全体で共有し、売上見込みや管理者メモは管理職だけが確認できるようにすることもできます。
また、申請管理アプリで、申請内容は承認者が確認できるようにしつつ、管理部門が入力する確認欄は一般ユーザーが編集できないようにする、といった使い方もできます。フィールド単位のアクセス権は、「アプリ全体は見せたいけれど、一部の項目だけは制限したい」という場合に便利です。
kintone（キントーン）のアクセス権を設定するメリット
メリット1：個人情報や機密情報を守りやすい
kintoneのアクセス権を設定する最大のメリットは、個人情報や機密情報を守りやすくなることです。必要な人だけが情報を見られるため、情報漏えいのリスクを減らせます。
メリット2：画面が見やすくなる
また、不要な情報を表示しないことで、画面が見やすくなるメリットもあります。自分に関係のある情報だけが表示されるため、操作しやすくなります。
メリット3：誤操作や誤削除を防ぎやすい
さらに、誤操作や誤削除を防ぎやすくなります。編集権限を限定しておけば、誰でも自由にデータを変更できる状態を避けられます。特に、申請管理や顧客管理、人事管理などの重要な業務では、権限設定をしておくことで安心して運用しやすくなります。
メリット4：社内全体に展開しやすい
部署ごとに使いやすい画面を作りやすくなるため、社内全体にも展開しやすくなるでしょう。kintoneの閲覧制限やアクセス権を活用すれば、安全性と使いやすさの両方を高めやすくなります。
kintoneのアクセス権設定でお困りなら
「権限の設計が複雑で手が止まっている」
「個人情報を扱うアプリの運用方針を整理したい」
そんな課題があれば、お気軽にご相談ください。