kintone（キントーン）を使った
業務改善を解説

kintoneを使った業務改善の進め方を、現状把握からアプリ設計、運用定着まで解説します。

紙・Excel・メール管理に課題を感じる企業向けに、具体的な活用例も紹介します。

kintoneを使った業務改善とは

kintoneを使った業務改善で大切なのは、最初から大きなシステム改革を目指すことではありません。まずは、紙、Excel、メール、電話、口頭確認で行っている身近な業務を見直し、ムダや手戻りを少しずつ減らしていくことが重要です。

たとえば、次のような課題を感じていないでしょうか。

このような課題は、多くの企業で起こりやすいものです。特に中小企業や製造業、建設業、卸売業、サービス業では、現場ごとに業務の進め方が異なり、情報が分散しやすい傾向があります。

kintoneを活用すると、業務に合わせたアプリを作成し、情報の一元管理、進捗の見える化、通知、履歴管理がしやすくなります。

本記事では、kintoneを使った業務改善の基本的な進め方と、具体的な活用例をわかりやすく解説します。

kintoneを使った業務改善でできること

kintoneを使った業務改善とは、紙やExcel、メールなどで分散している情報をkintoneに集約し、業務の進め方を見直す取り組みです。

kintoneは、業務に合わせてアプリを作成し、情報を管理・共有できるクラウドサービスです。問い合わせ管理、申請管理、案件管理、備品管理、期限管理など、さまざまな業務に合わせて活用できます。

業務改善とは、日々の業務にあるムダ、ミス、確認漏れ、属人化を減らし、よりスムーズに仕事を進められる状態にすることです。単に作業時間を短くするだけでなく、情報共有をしやすくしたり、対応状況を見える化したり、誰でも同じ流れで対応できるようにしたりすることも含まれます。

たとえば、次のような課題はkintoneで改善しやすい業務です。

よくある課題	kintoneで改善しやすいこと
Excelの最新版がわからない	情報を1つのアプリに集約する
メール依頼が埋もれる	対応状況や担当者を一覧で確認する
紙の申請書を探すのに時間がかかる	申請内容や承認状況をデータで管理する
期限管理が人任せになっている	通知や一覧で期限を確認しやすくする
担当者しか経緯がわからない	コメントや履歴で情報を残す

このように、kintoneは業務そのものを一気に大きく変えるというよりも、まずは今ある業務を整理し、情報を見える化するための手段として活用できます。

kintoneを使った業務改善の進め方

kintoneを使った業務改善は、次の流れで進めると取り組みやすくなります。

ステップ1：現在の業務を洗い出す

まずは、現在の業務を洗い出します。いきなりkintoneアプリを作るのではなく、最初に「どの業務を改善したいのか」を整理することが大切です。

確認する項目は、次のような内容です。

たとえば問い合わせ管理であれば、受付方法、担当者の割り振り、対応状況の確認方法、完了報告の流れなどを整理します。業務の流れを見える化することで、kintone化すべき範囲がわかりやすくなります。

ステップ2：課題を見える化する

次に、現在の業務で困っていることを整理します。よくある課題には、次のようなものがあります。

ここで大切なのは、「なんとなく不便」で終わらせないことです。「なぜ困っているのか」「どの業務に影響しているのか」「誰が困っているのか」まで整理すると、改善すべきポイントが明確になります。

ステップ3：kintone化する業務の優先順位を決める

すべての業務を一度にkintone化しようとすると、設計や運用が複雑になりやすく、現場にも負担がかかります。まずは、効果が見えやすい業務から始めるのがおすすめです。

優先しやすい業務の例は、次の通りです。

具体的には、問い合わせ管理、申請管理、備品管理、案件管理などは、kintoneを使った業務改善の第一歩として取り組みやすい業務です。

ステップ4：kintoneアプリの項目を設計する

kintone化する業務が決まったら、アプリに入れる項目を設計します。たとえば、問い合わせ管理アプリであれば、次のような項目が考えられます。

項目	内容例
受付日	問い合わせがあった日
会社名	問い合わせ元の企業名
氏名	問い合わせをした人の名前
メールアドレス	連絡先
問い合わせ内容	相談・質問の内容
担当者	対応する社内担当者
対応状況	未対応、対応中、完了など
対応期限	いつまでに対応するか

項目を設計するときは、入力項目を増やしすぎないことが大切です。管理したい情報をすべて入れようとすると、現場の入力負担が大きくなり、運用が続きにくくなることがあります。まずは必要最低限の項目から始め、運用しながら追加・修正していくと進めやすくなります。

ステップ5：小さく運用を始める

アプリを作成したら、まずは一部の部署や一部の業務で小さく運用を始めます。最初から全社展開を目指すよりも、実際に使いながら改善点を見つける方が、現場に合った形にしやすくなります。

運用開始後は、次のような点を確認します。

kintoneは、業務に合わせてアプリを見直しやすい点が特徴です。最初から完璧な形を作ろうとせず、使いながら改善していくことが大切です。

ステップ6：通知・一覧・コメント機能を活用する

kintoneで業務改善を進めるときは、情報を登録するだけでなく、通知・一覧・コメント機能も活用すると効果的です。

たとえば、次のような使い方ができます。

これにより、メールや口頭確認だけに頼らず、対応状況や履歴をチームで共有しやすくなります。確認漏れや属人化を防ぎたい業務では、特に役立ちます。

ステップ7：効果を確認して社内に定着させる

kintoneを導入して終わりではなく、運用後に効果を確認することも大切です。確認する項目の例は、次の通りです。

確認項目	見るポイント
作業時間	入力や確認にかかる時間が減ったか
確認回数	メールや電話での確認が減ったか
対応漏れ	未対応のまま放置される件数が減ったか
情報共有	担当者以外も状況を把握できるか
現場の声	使いやすい運用になっているか

また、社内に定着させるためには、運用ルールも必要です。

こうしたルールを明確にしておくことで、アプリが使われずに終わってしまうことを防ぎやすくなります。

kintoneで業務改善しやすい業務例

ここでは、kintoneで業務改善しやすい業務例を紹介します。

kintoneを使った業務改善で気を付けたいこと

kintoneを使った業務改善では、次のような点に気を付けましょう。

最初から多くの業務をkintone化しようとする

最初から多くの業務を対象にすると、設計が複雑になり、運用も定着しにくくなります。まずは問い合わせ管理や申請管理など、効果が見えやすい業務から始めると進めやすくなります。

現場の意見を聞かずにアプリを作る

管理部門だけでアプリを作ると、実際の業務の流れに合わない場合があります。実際に入力する人、確認する人、承認する人の意見を聞きながら設計することが大切です。

入力項目を増やしすぎる

情報を詳しく管理しようとして項目を増やしすぎると、入力の負担が大きくなります。最初は必要最低限の項目で始め、運用しながら調整しましょう。

運用ルールを決めない

誰が入力するのか、いつ更新するのか、どのステータスを使うのかが決まっていないと、アプリが使われなくなることがあります。アプリ作成とあわせて、運用ルールも決めておくことが重要です。

kintoneを導入すること自体が目的になる

kintoneは業務改善のための手段です。導入すること自体が目的になると、何を改善したいのかが曖昧になってしまいます。まずは業務課題を明確にし、その解決方法としてkintoneを活用することが大切です。

作ったアプリを見直さない

業務の流れは、時間とともに変わることがあります。一度作ったアプリも、定期的に見直すことで、より使いやすい形に改善できます。

kintoneで業務改善を進めるときのポイント

kintoneで業務改善を進めるときは、次のポイントを意識すると取り組みやすくなります。

特に大切なのは、現場が使いやすいことです。どれだけ便利な仕組みでも、入力が面倒だったり、確認方法がわかりにくかったりすると定着しにくくなります。

また、Excelで管理している業務を全て廃止する必要はありません。まずは一部の業務をkintoneに移行し、運用しながら社内に広げていく方法もあります。

まとめ

kintoneを使った業務改善は、現状把握から始めることが大切です。進め方は、次の流れで考えると取り組みやすくなります。

紙、Excel、メールでの管理に限界を感じている場合、kintoneを活用することで、情報の一元管理や進捗確認がしやすくなります。

まずは、問い合わせ管理、申請管理、備品管理、書類期限管理など、身近な業務から見直してみてはいかがでしょうか。

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