kintoneは、申請内容を順番に確認・承認していくことができます。
紙やメールで申請を管理していると、「今誰が確認しているのか分からない」「どこで止まっているのか分からない」といったことが起こりやすくなります。
kintoneの承認フロー機能を使えば、申請から承認までの流れを見える化しやすくなります。誰が次に確認するのか、申請が今どの段階なのかを分かりやすく表示できるため、確認漏れや承認漏れを防ぎやすくなります。
kintoneの承認フロー・プロセス管理機能とは？
kintoneには、申請から承認までの流れを設定できる「プロセス管理」機能があります。
例えば、申請者が入力した後に上司が確認し、その後に経理や総務が確認するといった流れを設定できます。誰が次に確認するのかも設定できるため、申請内容を順番に承認していくことができます。
また、kintoneでは現在の状況をステータスで表示できます。
例えば、以下のような状態を設定できます。
確認中
そのため、申請が今どこまで進んでいるのかを一目で確認しやすくなります。
紙やメールでの申請では、過去のやり取りを探さなければ状況が分からないことがあります。kintoneのプロセス管理なら、画面を見るだけで現在の状況を把握しやすくなります。
kintoneの承認フローでできること
kintoneの承認フロー機能を使うと、さまざまな申請業務を管理できます。具体的な活用シーンを見ていきましょう。
活用例1：経費申請
経費申請では、申請者が入力した後に上司が確認し、その後に経理担当者が承認するといった流れを作ることができます。
活用例2：有給申請
有給申請であれば、申請者→上司→総務という順番で進めることができます。
活用例3：契約書の確認
契約書の確認であれば、営業担当→管理職→法務担当という流れも設定できます。
このように、部署や業務内容に合わせて承認フローを自由に作れます。
誰が止めているかが分かる
また、誰が止めているかも分かりやすくなります。例えば、「上司確認中」のまま止まっていれば、現在は上司が確認する番だと分かります。
そのため、「誰に聞けばいいか分からない」「どこで止まっているか分からない」といった状況を減らしやすくなります。
確認漏れ・承認漏れを防げる
さらに、確認漏れや承認漏れも防ぎやすくなります。承認が必要な人に通知を送ることもできるため、対応忘れを減らしやすくなります。
kintoneの承認フローを活用するメリット
メリット1：申請状況を見える化できる
kintoneの承認フローを活用する最大のメリットは、申請状況を見える化できることです。現在のステータスや担当者が分かるため、進捗を確認しやすくなります。
メリット2：確認漏れや承認漏れを防げる
また、確認漏れや承認漏れを防ぎやすくなることもメリットです。紙やメールで管理している場合、確認が終わったのか、誰に渡したのか分からなくなることがあります。kintoneなら、申請フローを画面上で管理できるため、対応状況を把握しやすくなります。
メリット3：進捗確認の連絡が減る
さらに、誰が対応中なのか分かるため、進捗確認の連絡も減らしやすくなります。「今どうなっていますか」「誰が持っていますか」といった確認の手間を減らせるため、業務効率化にもつながります。
メリット4：承認業務の多い企業で役立つ
特に、経費申請、有給申請、契約書確認、備品申請など、承認が必要な業務が多い企業では、kintoneのワークフロー機能が役立ちます。kintoneの承認フローやプロセス管理を活用すれば、申請業務を分かりやすく整理しやすくなるでしょう。
紙やハンコに頼らないスマートな承認体制づくりを、㈱興栄コンサルタントがサポートします。
